Campos clave en un TDR de compras públicas Ecuador: guía técnica completa
Domina los campos más importantes de un TDR en ínfima cuantía: garantía, plazo, forma de pago, requisitos técnicos y más. Con ejemplos reales y errores comunes.
Un TDR (Términos de Referencia) bien leído es la diferencia entre ganar una cotización y perderla por razones técnicas. En Ecuador, los TDR de ínfima cuantía concentran en pocas páginas todos los campos que determinan la viabilidad de tu oferta.
Este artículo desglosa cada campo clave con definiciones exactas, ejemplos reales del sistema SERCOP y los errores más frecuentes por campo.
Base normativa: LOSNCP vigente (Cuarto Suplemento RO N° 140, 7 de octubre de 2025) y Normativa Secundaria del SNCP (Resolución R.E-SERCOP-2023-0134, última reforma Cuarto Suplemento RO N° 758, 10 de marzo de 2025).
Campo 1: Objeto de la contratación
¿Qué es?
La descripción del bien, servicio u obra que la entidad necesita adquirir. Es el campo más importante del TDR: si no entiendes exactamente qué se pide, todo lo demás carece de sentido.
Estructura típica
El objeto combina:
- Naturaleza: bien, servicio, obra de mantenimiento
- Cantidad: número de unidades o alcance del servicio
- Descripción técnica: características del bien o alcance del servicio
- Finalidad: para qué lo necesita la entidad
Ejemplo bien formulado
“Adquisición de 200 resmas de papel bond A4, 75 gr/m², blancura mínima 92%, para uso de las oficinas administrativas de la Dirección Provincial.”
Ejemplo mal formulado (pero real)
“Compra de materiales de oficina según necesidad institucional.”
En el segundo caso, debes pedir aclaración antes de cotizar. Un objeto vago te expone a adjudicarte algo diferente de lo que ofertaste.
Error común
Asumir que entiendes el objeto sin leerlo completamente. Los últimos detalles de la descripción (unidad de medida, calidad, marca) suelen ser los más críticos.
Campo 2: Especificaciones técnicas
¿Qué son?
El desglose detallado de las características que debe tener el bien o servicio. Son el corazón técnico del TDR.
Tipos de especificaciones
Especificaciones mínimas (el proveedor puede superar):
“Disco duro de al menos 1 TB de capacidad” → Puedes ofrecer 2 TB. No puedes ofrecer 500 GB.
Especificaciones exactas (cumplimiento al 100%):
“Switch administrable de 24 puertos PoE+ marca Cisco modelo CBS350-24P” → Solo ese modelo en esa marca es válido.
Especificaciones funcionales (se evalúa el resultado, no el medio):
“Sistema de videovigilancia con cobertura total del perímetro de 500 metros lineales, almacenamiento de 30 días” → El proveedor elige la tecnología, pero debe cumplir la función descrita.
Tabla de verificación rápida
| Especificación | Tipo | ¿La cumplo? | ¿Con qué producto? |
|---|---|---|---|
| Ejemplo: 8 GB RAM | Mínima | ☐ | |
| Ejemplo: Intel Core i5 | Exacta | ☐ | |
| Ejemplo: Cobertura WiFi 50 m² | Funcional | ☐ |
Error común
No verificar si el fabricante o distribuidor del producto que tienes disponible cumple cada especificación al nivel requerido. Una ficha técnica incompleta puede costarte la adjudicación.
Campo 3: Presupuesto referencial
¿Qué es?
El monto máximo que la entidad está autorizada a pagar por esta adquisición. Tu oferta debe ser igual o inferior a este valor.
Aspectos críticos
¿Incluye o excluye IVA? El TDR debe especificarlo. Si no lo hace, verifica con la entidad antes de cotizar. El error más frecuente es presentar una oferta que supera el presupuesto referencial por incluir IVA cuando el presupuesto ya lo incluía —o viceversa.
¿Cubre el alcance real del trabajo? Algunos presupuestos referenciales son demasiado bajos para el objeto descrito. Si no puedes ser rentable dentro del límite, no cotices.
¿Está dentro del límite de ínfima cuantía? El presupuesto referencial no puede superar el 0,0000002 del PIE del año en curso. Si lo supera, el proceso no es válido como ínfima cuantía.
Ejemplo con IVA explícito
“Presupuesto referencial: USD 1.200,00 (IVA incluido)”
Si el objeto vale USD 1.071,43 + IVA, el total es exactamente USD 1.200,00. Tu cotización puede ser esa o cualquier monto inferior.
Campo 4: Plazo de entrega
¿Qué es?
El tiempo máximo desde la emisión de la Orden de Compra hasta la entrega del bien o la finalización del servicio. Es un campo vinculante: si no cumples el plazo, estás en incumplimiento.
Unidades de tiempo
El TDR especificará si el plazo es en:
- Días hábiles: no cuentan sábados, domingos ni feriados
- Días calendario: todos los días cuentan sin excepción
Esta distinción importa mucho. Un plazo de “5 días hábiles” a partir de un martes equivale a 7 días calendario si hay un feriado intermedio.
Ejemplos por tipo de bien/servicio
| Tipo de adquisición | Plazo típico |
|---|---|
| Suministros de oficina | 3 a 5 días hábiles |
| Equipos tecnológicos | 5 a 15 días hábiles |
| Servicios de mantenimiento | Fecha específica o 24–72 h |
| Uniformes o ropa | 10 a 20 días hábiles |
| Materiales de construcción | 5 a 10 días hábiles |
Error común
Ignorar que el plazo corre desde la Orden de Compra, no desde que recibes el TDR. Entre que cotizas, te adjudican y emiten la Orden, pueden pasar varios días. Si tu proveedor tarda 10 días en surtirte y el plazo es 7 días hábiles, ya estás en problema antes de empezar.
Campo 5: Lugar y condiciones de entrega
¿Qué incluye?
- Dirección física donde debes entregar (puede ser una dependencia fuera de la ciudad capital)
- Persona responsable de recibir (o proceso de recepción)
- Condiciones especiales: embalaje, temperatura, instalación, transporte asegurado
- Horario de recepción (algunas entidades solo reciben en horarios específicos)
Ejemplo completo
“Entrega en las instalaciones de la Unidad Educativa Fiscomisional San José, Calle Bolívar 4-35 y Olmedo, Latacunga, Cotopaxi. Horario de recepción: lunes a viernes de 08h00 a 16h00. El proveedor deberá coordinar la entrega con 24 horas de anticipación con el Sr. Administrador.”
Error común
No verificar el costo logístico de entrega. Un pedido de USD 800 con flete a una ciudad remota de USD 150 puede destruir tu margen.
Campo 6: Forma de pago
¿Qué es?
Define cómo y cuándo recibirás el pago una vez ejecutado el contrato.
Modalidades frecuentes en ínfima cuantía
Pago contra entrega-recepción definitiva Recibes el pago después de la recepción definitiva del bien o servicio. El plazo de pago posterior depende del ciclo presupuestario de la entidad (puede ser inmediato o hasta 30 días).
Pago a plazo fijo post-recepción
“El pago se realizará dentro de los 30 días siguientes a la recepción definitiva y presentación de la factura electrónica correspondiente.”
Pago con anticipo Inusual en ínfima cuantía pero posible para servicios. Si existe anticipo, el TDR especificará el porcentaje y si requiere garantía.
Impacto en tu precio
Si el pago es a 45 o 60 días y debes adelantar capital para comprar el bien, ese costo financiero debe reflejarse en tu precio. Un plazo largo de cobro sin considerarlo puede convertir una cotización ganadora en una pérdida.
Campo 7: Garantía técnica
¿Qué es?
El período durante el cual el proveedor debe responder por defectos, fallas o mal funcionamiento del bien o servicio entregado, sin costo adicional para la entidad.
Tipos de garantía en TDR
Garantía del fabricante La entidad exige la garantía oficial del fabricante. Debes adjuntar el certificado o carta de garantía.
“El proveedor deberá presentar certificado de garantía del fabricante por un período mínimo de 12 meses.”
Garantía técnica del proveedor El proveedor (tú) garantizas el servicio directamente.
“El servicio de mantenimiento tendrá una garantía de 90 días desde la entrega. Cualquier falla derivada del trabajo realizado será atendida sin costo adicional.”
Garantía de fiel cumplimiento En algunos casos, especialmente si el contrato supera cierto monto, la entidad puede exigir una póliza de garantía. En ínfima cuantía esto es poco frecuente.
Error común
No leer el período de garantía antes de cotizar. Si vendes un producto de bajo costo con garantía de 1 año y tienes que reemplazarlo, el costo puede superar tu margen.
Campo 8: Multas y sanciones
¿Cuándo aparecen?
Aunque son menos frecuentes en ínfima cuantía que en otros procesos, algunos TDR incluyen cláusulas de multa por:
- Retraso en la entrega
- Incumplimiento de especificaciones técnicas
- Entrega incompleta
Ejemplo típico
“Por cada día de retraso en la entrega, se aplicará una multa equivalente al 1 por mil (0,1%) del valor total del contrato, hasta un máximo del 5%.”
Impacto real: Si el contrato es USD 2.000 y llegas 10 días tarde, la multa es USD 20 diarios = USD 200 total. Si tu margen era del 10%, perdiste todo el margen y más.
Campo 9: Requisitos de la oferta
¿Qué son?
Los documentos y requisitos formales que debe contener tu cotización para ser válida.
Según el Art. 19 de la Normativa Secundaria, la entidad no puede pedir documentos que ya consten en el portal COMPRASPÚBLICAS. Si tienes RUP habilitado, tu información básica está disponible en tu ficha digital y no debes incluirla físicamente a menos que el TDR lo exija expresamente.
Documentos habituales:
- Cotización detallada (precio unitario, subtotal, IVA, total)
- Ficha técnica del producto o descripción del servicio
- Certificado de garantía
- Firma electrónica en todos los documentos (Art. 20, Normativa Secundaria)
Normativa vigente consultada
- LOSNCP vigente — Ley Orgánica Reformatoria, Cuarto Suplemento RO N° 140, 7 de octubre de 2025
- Normativa Secundaria del SNCP — Resolución R.E-SERCOP-2023-0134, última reforma Cuarto Suplemento RO N° 758, 10 de marzo de 2025 (Arts. 6, 19, 20, 26)
- Portal oficial: portal.compraspublicas.gob.ec
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