Cómo hacer una cotización de ínfima cuantía paso a paso
Aprende a preparar una cotización ganadora para procesos de ínfima cuantía en el portal SERCOP, con plantillas y consejos prácticos.
Preparar una buena cotización de ínfima cuantía es clave para ganar contratos en el portal SERCOP. Una cotización mal estructurada, con datos incompletos o fuera de formato puede descalificar tu oferta de inmediato.
En esta guía te explicamos el proceso completo.
¿Qué debe incluir una cotización de ínfima cuantía?
Toda cotización válida debe contener:
- Datos del proveedor: razón social, RUC, dirección, teléfono, correo
- Número del proceso en el portal SERCOP
- Descripción detallada de los bienes o servicios ofertados
- Cantidad y unidad de medida (exactamente como indica el TDR)
- Precio unitario y precio total (sin IVA y con IVA)
- Plazo de entrega en días hábiles
- Forma de pago aceptada
- Vigencia de la oferta (mínimo 30 días)
- Firma del representante legal o apoderado
Paso 1: Leer el TDR completo
Antes de cotizar, lee los Términos de Referencia (TDR) de principio a fin. Presta especial atención a:
- Especificaciones técnicas exactas del producto o servicio
- Plazo de entrega exigido
- Lugar de entrega o prestación del servicio
- Documentos habilitantes requeridos (garantías, fichas técnicas, etc.)
No cotizar exactamente lo que pide el TDR es el error número uno que descalifica ofertas.
Paso 2: Verificar tu habilitación en el RUP
Antes de cotizar, confirma que tu RUP esté activo y que el bien o servicio que vas a ofertar esté incluido en tu catálogo de proveedor en el SERCOP.
Si el ítem no está en tu catálogo, la entidad puede rechazar tu oferta por incumplimiento.
Paso 3: Calcular tu precio
Para calcular un precio competitivo sin afectar tu margen:
- Calcula tu costo directo (materiales, mano de obra, transporte)
- Añade gastos indirectos (overhead, administración)
- Define tu margen de utilidad objetivo
- Verifica que el total esté por debajo del presupuesto referencial del proceso
Recuerda que el precio más bajo no siempre gana — la calidad técnica también importa.
Paso 4: Preparar el documento de cotización
El formato más común es un PDF o Word que sigue la estructura oficial. Muchas entidades envían su propio formato en el TDR — úsalo siempre que esté disponible.
Datos críticos que no pueden faltar:
- El número exacto del proceso (ej:
IC-GADM-2024-001) - La fecha de emisión de la cotización
- El desglose unitario de cada ítem
Paso 5: Enviar la cotización dentro del plazo
La cotización debe llegar antes del plazo límite indicado en el proceso. Los envíos fuera de plazo no son considerados.
Formas de envío más comunes:
- Directamente desde el portal SERCOP
- Por correo electrónico al funcionario encargado
- Con la extensión Chrome de Socebot (automático)
El problema del volumen
Si manejas 10, 20 o 50 procesos por semana, preparar cada cotización manualmente es inviable. Los proveedores más exitosos usan sistemas que automatizan la preparación y el envío.
Socebot lee el TDR con IA, extrae los datos clave, genera la cotización en el formato correcto y la envía al portal SERCOP — todo en minutos, sin errores.