Proforma de ínfima cuantía: formato y envío SERCOP
Conoce qué debe incluir una proforma de ínfima cuantía, cómo calcularla y enviarla en SERCOP sin omitir requisitos ni perder rentabilidad.
La proforma de ínfima cuantía es la oferta que un proveedor presenta ante una necesidad publicada en el SERCOP. El Reglamento vigente señala expresamente que la proforma tiene efectos de oferta: sus datos, precio y condiciones deben revisarse antes del envío.
¿Qué debe incluir una proforma?
Como mínimo, prepara una estructura clara con:
- Identificación del proveedor y RUC.
- Entidad contratante y referencia de la necesidad.
- Fecha de emisión.
- Descripción detallada de cada ítem.
- Cantidad y unidad de medida.
- Precio unitario y total por ítem.
- Subtotal, impuestos y valor total.
- Plazo de entrega o ejecución.
- Vigencia de la proforma.
- Garantías y condiciones solicitadas.
- Firma o validación correspondiente.
El artículo 53 del Reglamento dispone que las proformas utilizadas para determinar el presupuesto referencial deben contar con fecha de emisión, plazo de ejecución y tiempo de vigencia.
Formato básico de ejemplo
| Ítem | Descripción | Cantidad | Precio unitario | Total |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto o servicio según TDR | 10 | USD 50,00 | USD 500,00 |
| Subtotal | USD 500,00 | |||
| IVA aplicable | Según corresponda | |||
| Total | Total final |
El formato debe adaptarse al aviso, al TDR y al proyecto de orden de compra publicado por la entidad.
Cómo calcular el precio sin perder dinero
No copies únicamente el precio de adquisición. Considera:
- Costo del bien o mano de obra.
- Transporte y entrega.
- Materiales e insumos.
- Gastos administrativos.
- Firma y documentación.
- Garantías.
- Margen de utilidad.
- Impuestos aplicables.
Puedes utilizar la calculadora gratuita de oferta para estructurar los ítems y validar si el total permanece dentro de los USD 10.000.
Antes de enviarla, completa el checklist gratuito de proforma SERCOP para revisar requisitos, archivos, cifras y condiciones.
Cómo se envía al SERCOP
El artículo 269 del Reglamento establece que el proveedor interesado debe remitir su proforma mediante la herramienta dispuesta por el SERCOP y dentro del término fijado en el aviso.
Antes de enviarla:
- Compara nuevamente la proforma con el TDR.
- Verifica cantidades y unidades.
- Confirma que la vigencia cumple lo solicitado.
- Revisa el plazo de entrega.
- Comprueba operaciones e impuestos.
- Conserva respaldo del documento presentado.
¿Qué sucede si existe un error?
Cuando existan imprecisiones o inconsistencias de forma, la entidad puede solicitar aclaraciones dentro del término máximo de dos días. Esto no debe entenderse como una oportunidad para cambiar las condiciones esenciales de la oferta.
¿Puede continuar el proceso con una sola proforma?
Sí. Aunque la entidad procurará obtener al menos tres proformas, puede continuar bajo su responsabilidad cuando solo haya recibido una. Presentar una oferta completa y puntual sigue siendo relevante incluso si desconoces cuántos competidores existen.
Errores frecuentes
- Enviar después del término.
- Usar descripciones distintas a las del TDR.
- Omitir transporte o costos indirectos.
- Confundir subtotal y total con impuestos.
- Indicar una vigencia menor a la exigida.
- Ofrecer un plazo de entrega imposible.
- Copiar datos de otra contratación.
Automatizar la preparación y el envío
Cuando una empresa responde varias necesidades por semana, copiar los datos del TDR, calcular precios y completar el portal se convierte en un cuello de botella.
Socebot ayuda a organizar ese flujo: analiza el TDR, estructura la oferta, conserva la información y facilita el envío al portal mediante su extensión de Chrome. Así el equipo dedica más tiempo a revisar rentabilidad y cumplimiento, y menos a copiar información.
Fuentes oficiales
¿Preparas cada proforma manualmente? Prueba el asistente SERCOP o solicita una demo de Socebot.